MAIRIE DE COLLONGES-LA-ROUGE
rue de la Barrière
19500 COLLONGES-LA-ROUGE
téléphone : 05.55.25.41.09
fax : 05.55.84.03.14
courriel : mairie@collonges-la-rouge.fr


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Copie certifiée conforme d'un document administratif

La copie certifiée conforme de documents administratifs ne peut plus être exigée par un organisme français. Elle demeure possible pour des documents administratifs destinés à des administrations étrangères.

Interdiction pour un organisme français d'exiger une copie certifiée conforme

Les services administratifs, les mairies et les entreprises ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d'une copie certifiée conforme à l'original d'un document administratif.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire...

La production d'une photocopie simple du document original, dès lors qu'il est lisible, doit être acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la production de l'original.

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu'à la production de l'original.

Attention : les fraudes ou tentatives de fraudes sont passibles de sanctions pénales et peuvent conduire à la suspension de l'instruction ou au retrait des droits dont le bénéfice est demandé.

Possibilité pour un organisme étranger d'exiger une copie certifiée conforme

La certification conforme des photocopies de documents administratifs destinés à des administrations étrangères demeure possible.

Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l'appui de leur dossier.

Copies d'actes judiciaires ou authentiques

Les copies d'actes judiciaires (jugements par exemple) ou d' actes authentiques (crédit-bail immobilier par exemple) relèvent de la seule compétence des greffes de tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers par exemple).

 

Légalisation de signature

La légalisation d'une signature sert à l'authentifier.

Cette démarche est soumise à certaines conditions.

Conditions

La légalisation d'une signature sert à authentifier la signature d'actes sous seing privé par un contreseing officiel (signature officielle).

Les agents publics des mairies ne peuvent pas traiter les documents en langue étrangère qui ne sont pas accompagnés d'une traduction en français.

Obtention de la légalisation

La personne intéressée doit s'adresser à la mairie de son domicile et présenter la pièce à légaliser accompagnée d'une carte d'identité sur laquelle figure sa signature. Certaines mairies demandent un justificatif de domicile.

À défaut de pièce d'identité, la personne souhaitant obtenir la légalisation de sa signature doit être accompagnée de 2 personnes témoins, munies de leurs pièces d'identité et d'un justificatif de domicile.

Le maire ou la personne qui le remplace, effectuera la légalisation de la signature apposée en sa présence.

À noter : une administration ne peut pas, pour une démarche qu'elle instruit, exiger la légalisation de signature apposées sur une pièces qui lui est remise ou présentée.

Coût

Gratuit


Légalisation de documents français

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée l'authenticité de la signature, la qualité du signataire de l'acte et, éventuellement, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. Elle donne lieu à l'apposition d'un cachet. La légalisation de documents français peut être demandée par des autorités étrangères.

Différentes formes de légalisation

Selon les accords internationaux conclus entre la France et le pays en question, les documents peuvent être :

  • soit soumis à la légalisation,
  • soit soumis à l'apostille (formalité qui se substitue à la légalisation d'actes publics étrangers),
  • soit dispensés de légalisation.

Nature des documents

Documents les plus courants

Les documents les plus fréquemment soumis à la légalisation sont :

  • les actes publics, notamment les actes d'état civil, les actes judiciaires, les actes notariés, les actes et documents administratifs,
  • les actes sous seing privé, notamment les attestations sur l'honneur, les reconnaissance de dettes, les contrats, les factures, les lettres de recommandation, les certificats d'hébergement.
Cas particuliers

Les authentifications d'actes médicaux sont faites par les Agences régionales de santé (ARS).

Les certifications d'actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel sont faites, uniquement si ces documents sont destinés à être présentés à l'étranger, à la chambre de commerce et d'industrie (CCI).

Il convient de s'adresser à un notaire lorsque les certifications d'actes sous seing privé à caractère commercial ou industriel sont destinés à être soumis en France.

Légalisation

Les légalisations sont réalisées par le ministère des affaires étrangères.

Les actes publics doivent comporter le sceau ou le cachet de l'officier public ou de l'administration dont ils émanent, et la signature manuscrite de l'autorité administrative qui les a établis, suivis de ses nom et qualité.

La légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.

 

Légalisation de documents d'origine étrangère (authentification)

La légalisation d'un document d'origine étrangère est une formalité qui permet d'attester en France de l'authenticité d'un acte établi à l'étranger. Il ne s'agit pas d'une procédure de validation du contenu du document, mais de sa forme.

Authentification

La procédure de légalisation permet d'attester :

  • la véracité d'une signature sur un acte,
  • la qualité du signataire de l'acte,
  • l'identité du sceau ou du timbre apposé sur l'acte.

La légalisation d'un acte se matérialise par l'apposition d'un cachet officiel.

Actes concernés

La procédure de légalisation est nécessaire pour les actes publics ou privés établis à l'étranger et destinés à être produits en France.

Actes publics

Sont notamment considérés comme des actes publics destinés à être légalisés :

  • les expéditions des décisions de justice,
  • les actes émanant de juridictions judiciaires,
  • les actes établis par greffiers ou par les huissiers de justice,
  • les actes notariés,
  • les expéditions d'actes d'état civil,
  • les actes établis par une administration,
  • les déclarations officielles (mention d'enregistrement, visas pour date certaine, certification de signature...),
  • actes établis par des agents diplomatiques et consulaires.
Actes sous-seing privés

Certains documents privés établis à l'étranger doivent parfois faire l'objet d'une légalisation avant d'être produits en France.

Il peut s'agir notamment de documents tels que :

  • attestation sur l'honneur,
  • reconnaissance de dette,
  • lettre de recommandation,
  • certificat d'hébergement.

Conditions de la légalisation

Pour être légalisés, les documents doivent être rédigés en français.

À défaut, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités de l’Etat de résidence ou des autorités judiciaires ou administratives :

  • françaises,
  • ou d'un état membre de l'Union européenne,
  • ou d'un autre état membre de l'Espace économique européen (EEE)
  • ou de la Suisse.

Par ailleurs, la légalisation d'un acte sous seing privé ne peut se faire qu'en présence de son signataire.

À noter : selon les conventions bilatérales ou internationales signées par la France, certains documents peuvent être dispensés de légalisation.

Autorité compétente

Les ambassadeurs et chefs de poste consulaire sont compétents pour légaliser un document d'origine étrangère. Dans certains cas, il est possible de s'adresser au Ministère des affaires étrangères.

Ambassadeurs et chefs de poste consulaire

La légalisation des actes d'origine étrangère relève de la compétence des ambassadeurs et chefs de poste consulaires français établis dans le pays émetteur de l'acte.

Ministre des affaires étrangères

Par exception, le ministre des affaires étrangères est habilité à légaliser des actes émanant d'ambassades ou consulats établis en France et destinés à être produits devant d'autres agents diplomatiques et consulaires étrangers établis en France.

 

Papiers à conserver

Le délai de conservation des papiers varie selon leur nature. Il s'agit de durées minimales pendant lesquelles il est possible de faire valoir un droit ou de réclamer un paiement relatif à ce document.

Assurance

Type de document Durée de conservation Précisions
Quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves du règlement Date du document + 2 ans  
Contrat Durée du contrat + 2 ans  
Relevé d'information automobile Permanente  
Assurance-vie 10 ans Ce délai s'applique au bénéficiaire de l'assurance dès qu'il a connaissance du contrat.
Dommages corporels 10 ans  

Véhicule

Type de document Durée de conservation Précisions
Amende forfaitaire 1 an  
Factures (achat, réparation...) Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente (vice caché)
Certificat d'examen du permis de conduire 4 mois + jusqu'à réception du permis

Banque

Type de document Durée de conservation Précisions
Chèques à encaisser 1 an et 8 jours Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due.
Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs 2 ans À compter de la dernière échéance
Relevés de compte, talons de chèque 5 ans Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 18 mois.

Famille

Type de document Durée de conservation Précisions
Actes d'état civil (copies intégrales et extraits) Permanente Certaines procédures nécessitent unacte d'état civil récent.
Avis de versement d'allocations familiales 3 ans Délai de reprise en cas de trop versé (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration). L'allocataire a 2 ans pour agir en paiement de ses prestations.
Jugement de divorce, jugement d'adoption Permanente En cas de perte, une copie est fournie par le tribunal.
Acte de reconnaissance d'un enfant Permanente La mairie peut en délivrer une copie.
Contrat de mariage ( documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) Permanente En cas de perte du contrat de mariage, s'adresser au notaire qui l'a établi.
Livret de famille Permanente En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.

Logement

Type de document Durée de conservation Précisions
Factures d'électricité et de gaz 5 ans

Délai pour contester une facture.

Le fournisseur a 2 ans pour agir en paiement contre un abonné.

Factures d'eau 5 ans

Délai pour contester une facture.

Pour agir en paiement contre un abonné, le fournisseur a :

  • 4 ans (fournisseur public),
  • 2 ans (fournisseur privé)
Factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet 1 an  
Preuve de restitution de matériel (box) 2 ans (à compter de la restitution)  
Factures liées aux travaux 10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux
  • Gros-œuvre : 10 ans
  • Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans
Certificats de ramonage Durée d'occupation du logement + 1 an  
Attestations d'entretien annuel des chaudières Durée d'occupation du logement + 2 ans  
Titre de propriété Permanente  
Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic , procès verbaux des assemblées générales de copropriété... 10 ans  
Contrat de location, état des lieux, quittances de loyer Durée de la location + 3 ans Ces délais s'appliquent aux logements loués comme résidence principale (vides ou meublés).
Courrier de révision de loyer Durée de la location + 1 an Ce délai s'applique aux logements loués à titre de résidence principale (vides ou meublés).
Inventaire du mobilier pour les locations meublées Durée de la location Jusqu'à la restitution de l'éventuel dépôt de garantie
Échéance APL 2 ans  

Impôts et taxes

Type de document Durée de conservation Précisions
Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu 3 ans

À compter de l'année qui suit l'année d'imposition

(exemple : déclaration 2009 à conserver jusqu'à la fin 2012)

Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation) 1 an 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement

Travail

Type de document Durée de conservation Précisions
Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail. Jusqu'à liquidation de la retraite Le salarié dispose de 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.
Attestation assedic ou pôle emploi Jusqu'à obtention de l'allocation chômage Ce document peut être utile dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
Reçu pour solde de tout compte 6 mois À compter de la signature du salarié (3 ans à défaut de signature)
Échéances allocations chômage 3 ans

Délai de reprise du trop perçu (10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration).

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul des droits à la retraite.

Titres de paiement de la pension de retraite Permanente Documents utiles pour le calcul des droits à la pension de réversion

Santé

Type de document Durée de conservation Précisions
Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité 2 ans Délai de reprise du trop perçu (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration)
Carte de mutuelle, demande de remboursement ... Variable selon l'organisme Voir les délais prévus dans le contrat
Ordonnances 1 an minimum
  • Délivrance de lunettes : 3 ans (personne de plus de 16 ans)
  • Délivrance d'audioprothèses : pas de délai
Preuves du versement d'indemnités journalières Jusqu'à liquidation des droits à la retraite  
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé Permanente Carnet de santé d'un enfant à conserver au moins jusqu'à sa majorité
Certificats, examens médicaux, radiographies Permanente Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé

Papiers d'une personne décédée

Les délais de conservation des papiers continuent de s'appliquer après le décès du défunt car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l'objet d'une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.